Makalah IT DITPAM BP BATAM

BAB I

PENDAHULUAN

 

A. Latar Belakang

Informasi merupakan obyek atau data apapun yang bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan. Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai. Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi, baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum atau general. Dalam kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun dan dimanapun, informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual. Bukan tidak mungkin informasi akan menjadi bahan pokok manusia untuk tetap berkembang dan bertahan, dengan kondisi tersebut maka diperlukanya suatu informasi yang dalam segi waktu dapat dengan mudah diperoleh sedangkan dari kualitas adalah ketepatan suatu informasi.

Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu eknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.

Salah satu perkembangan dalam bidang informasi perkantoran adalah dengan banyaknya sistem kerja kantor yang menggunakan teknologi pemrosesan data ataupun sistem jaringan untuk publikasi informasi.

Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk mengkaji lebih dalam mengenai Pemanfaatan teknologi informasi di kantor DITPAM BP BATAM.

B. Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai bahan refrensi bagi pembaca untuk mengenal berbagai sistem informasi dan sebagai sumber data untuk mengetahui peranan teknologi otomatisasi kantor terhadap efektifitas dan efisiensi kegiatan di kantor DITPAM BP BATAM.

C. Rumusan Masalah

Berdasarkan pemaparan latar belakang diatas terdapat beberapa permasalahan yang terjadi, diantaranya :

  1. Apa itu Teknologi Informasi ?
  2. Bagaimana Pengaruh Teknologi Informasi terhadap manajemen di kantor DITPAM BP BATAM ?
  3. Bagaimana pemanfaatan teknologi informasi terhadap otomatisasi di kantor DITPAM BP BATAM ?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

HASIL OBSERVASI

A. Profil Organisasi

Visi dan Misi

  1. 1.  Visi

Menjadi Pengelola Kawasan Tujuan Investasi Terkemuka di Asia Pasifik.

  1. 2.  Misi
  2. Menyediakan jasa kepelabuhan kelas dunia
  3. Menjadikan kawasan industri yang berdaya saing internasional
  4. Menjadikan kawasan perdagangan bertaraf internasional
  5. Menjadikan daerah tujuan wisata bertaraf internasional
    1. Mengembangkan sumber daya yang dimiliki
    2. Mengembangkan infrastruktur bertaraf internasional tujuan investasi terkemuka di Asia Pasifik

Nama Lembaga :

Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam atau disingkat BP BATAM

Lokasi :

Jl. Engku Putri, Batam Centre Kota Batam-Kepulauan Riau

B. Pengaruh TI terhadap manajemen di kantor DITPAM BP BATAM

Pada awal pembahasan telah dikemukakan mengenai definisi atau artian dari teknologi informasi, yang dimana teknologi informasi diartikan sebagai  perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka huruf, gambar maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan ( computing ) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications). Jadi Teknologi Informasi merupakan bentuk pengolahan suatu data yang berhubungan dengan informasi kantor kedalam suatu sistem canggih ( komputerisasi )dimana terdapat komponen INPUT, PROSES dan OUTPUT.

C. Proses Pengolahan Data Informasi (PROSES)

Pada pelaksanaannya aktifitas di Kantor DITPAM BP BATAM saat ini menggunakan suatu system E-government (E-gov) dimana keseluruhan aktifitasnya menggunakan teknologi tepat guna seperti computer, alat cetak berupa printer, mesin penggandan seperti mesin fotocopy dan scanner ataupun alat-alat pendukung lainnya, setiap unit kerja prasarana ini dilengkapi minimal 1 unit computer dan 1 unit printer dan jaringan internet guna memudahkan setiap pegawai terutama unsur pimpinan dan staf administrasi dalam menjalankan system E-Gov yang didalamnya terdapat system HRM ( system kepegawaian, system pelaporan keuangan dan system lalu lintas barang). Diluar system E-Gov jugav terdapat pengolahan SIMAK ( sistem informasi manajemen akutansi keuangan negara ), program SIMAK ini adalah program yang dibuat departemen keuangan sebagai salah satu alat bagi setiap lembaga pemerintah dalam pencatatan dan pelaporan aset-aset negara, didalamnya terdapat form-form pengisian yang secara otomatis akan tersambung dengan sistem jaringan departemen keuangan negara.

Selain itu dari segi pelaksana program dalam kantor ini terdapat 3 bidang kerja pelaksana, orang pertama sebagai penginput data pada komputer, orang kedua adalah sebagai validator dan orang ketiga sebgai verifikator. Namun selain sistem komputerisasi kegiatannya pun ada yang dilakukan dengan manual, yaitu berupa pencatatan secara manual pada buku induk infentaris.

Dari segi komunikasi perangkat kerja yang ada dalam kantor sarana prasrana BP BATAM ini diantaranya adalah saluran telepon yang jika diamati terdapat jaringan IP Phone yang tertata pada tiap Unit Kerja atau meja kerja Pimpinan dan Administrasi.

D. Pengkomunikasian Hasil Pengolahan( OUTPUT )

Setelah berbagai data tersebut diproses maka tahap akhirnya adalah berupa informasi yang dalam penggunaanya ada yang bersifat umum dapat diketahui setiap orang ataupun yang bersifat khusus yang hanya orang-orang tertentu yang dapat menikmati informasi tersebut, media-media pengkomunikasian informasi-informasi tersebut sebagian besar telah terotomatisasi dengan baik, diantaranya dengan menggunakan jaringan internet dan sistem LAN ( lokal area network ), dimana untuk LAN ini BP BATAM memiliki server pusat tersendiri, sedangkan untuk jaringan internet dapat dilihat secara langsung pada web utama BP BATAM atau http://ep.bpbatam.go.id. Selain itu, penginformasian dapat berupa surat-surat yang dikirim pada satuan kerja masing-masing.

E. Pengaruh IT terhadap Otomatisasi di kantor DITPAM BP BATAM

Dari hasil pemaparan observasi diatas dapat disimpulkan bahwasanya pekerjaan di kantor DITPAM BP BATAM ini sudah sebagian besar menggunakan Teknologi informasi dengan sistem-sistem jaringan hanya saja. Dalam segi Efektifitas sistem jaringan online yang ada masih harus terus diperbaiki, hal tersebut dikarenakan dengan masih adanya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik berupa kejahatan yang dilakukan oleh HEKER ataupun virus-virus yang dapat merusak data informasi, namun dari segi efisiensi dapat dilihat bahwasannya kantor sarana prasarana terlihat lebih tertata dengan rapih dengan tidak banyknya tumpukan-tumpukan arsip yang banyak, karena penyimpanan data-data informasi lebih banyak memanfaatkan file-file dengan sistem komputer selain itu pola tata ruang kantor yang komunikatif tanpa skat pembatas serta sistem teknologi yang canggih dalam hal komunikasi informasi yang memungkinkan pengkomunikasian informasi lebih cepat akurat dan tepat.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

KAJIAN TEORI

 

A. Pengertian Teknologi Informasi

Dalam kaitan dengan adanya kemajuan teknolologi, dalam bidang informasi kita kenal teknologi informasi. Teknologi informasi dapat diartikan sebagai  perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka huruf, gambar maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan ( computing ) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications).

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.

  1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
  2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dariperalatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
  3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

B. Peranan Teknologi Informasi

Pekerjaan di kantor DITPAM BP BATAM, dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. Pekerjaan yang tulis-menulis adalah penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar, penghitungan, pembuatan laporan, sedangkan yang bukan tulis-menulis adalah penggandaan, pelayanan telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat. Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.

1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan,

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah,  cepat, dan cermat.

Ada tiga jenis dasar word processor :

  • Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor, memory, layar,dan printer.
  • Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
  • Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).

Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :

  • Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
  • Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
  • Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
  • Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
  • Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.

Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.

  • Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
  • Memerlukan pelatihan yang memadai
  • Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar

2. Komunikasi  di kantor DITPAM BP BATAM

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya. Selain telepon dan telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu teleprinter, teleks ( teleprinter exchange ), faksimile, telefoto, atau telecopier. Perkembanganpaling mutakhir dari telekomunikasi yaitu konferensi tele yakni melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh. Adapun penjelasannya adalah sebgai berikut ;

  1. Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi.
  2. Teleks, ( teleprinter exchange ) yaitu pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik saluran domestik maupun saluran internasional.
  3. Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau gelombang radio.
  4. Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.
  5. Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui sistem elektromagnetik lainnya.
  6. Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada layar TV (yang sudah dimodifikasi).

Dua jenis pesawat yang termasuk ke dalam video teks yaitu teleteks dan viewdata:

  • Teleteks yaitu sistem informasi untuk pengiriman data yang menggabungkan penggunaan komputer yang menyediakan data, gelombang aerial, dan pesawat TV (yang sudah dimodifikasi). Teleteks biasanya digunakan untuk meminta data/informasi dari pusat data. Peralatan teleteks terdiri dari bantalan tombol teleteks yang gunanya untuk minta data ke pusat data, dan TV yang sudah dimodifikasi.
  • View data adalah pesawat yang prinsipnya sama dengan pesawat teleteks, yaitu biasa digunakan untuk minta data dari pusat data. Bedanya yaitu bahwa permintaan dan pengiriman data melalui saluran telepon bukan melalui gelombang aerial dan menggunakan kata-kata sandi yang sudah ditentukan oleh pusat data..

3. Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengirim- an surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan  pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik ( Electronic Mail ). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi.

4. Tata laksana Arsip/Filing

  1. Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan  yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas. Di kantor yang sudah maju, penyimpanan arsip telah dilaksanakan dengan menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan “Jaringan Area Lokal” (Local Area Network-LAN).
  1. Penggandaan, Setelah diciptakannya mesin fotokopi, pekerjaan penggandaan surat dan dokumen lainnya lebih dipermudah dan dipercepat.
  2. Peralatan Hitung, komputer mikro telah memberikan sumbangan yang tak ternilai dalam hal pengolahan data dan penghitungan.
  3. Referensi, Fasilitas referensi dapat diaccsesmelalui Local Areal Netwotk (LAN)  atau internet.

C. Aplikasi dalam Teknologi di kantor DITPAM BP BATAM

Sofware  aplikasi terdiri dari  interaksi yang dapat dikenal dalam sistem komputer untuk melakukan pemrosesan informasi antara lain :

  1. Spread Sheet, untuk ,mengerjakan pekerjaan kantor yang berkitan dengan penggunaan baris dan kolom misalnyadigunakan software lotus, excel dll.
  2. Word processing, untuk melakukan pekerjaan kantor  yang berkaitan dengan mengetik untuk membuat surat, laporan digunakan sofware word perfect, word for window dan sebagainya.
  3. Desktop Publishing, Digunakan untuk pekerjaan kantor yang berkaitan dengan desain dan grafik misalnya software power point, corel draw dan sebagainya.
  4. Communication, untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan komunikasi antar komputer tentunya komputer yang sudah saling berhubungan  misalnya sofware winpop, email dan sebagainya.

D. Manfaat Teknologi Informasi Berbasis Internet

Dalam pelaksaan pekerjaan kantor saat ini didukung dengan penggunaan internet. Manfaat menggukan internet adalah :

  1. Tukar menukar informasi  dapat dilakukan dengan mudah
  2. Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi  organisasi dapat diketahui dengan cepat
  3. Informasi yang diperlukan dapat langsung  cepat diambil ( copy/download )
  4. Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota

E. Pengaruh Teknologi di kantor DITPAM BP BATAM

Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to-date.

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi di kantor DITPAM BP BATAM, beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

  • Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan- persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
  • Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
  • Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
  • Proses dan pengiriman informasi akan semakincepat.
  • Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
  • Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.

2. Implikasi terhadap Anggota di kantor DITPAM BP BATAM

a. Keuntungan:

  • Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
  • Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
  • Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .
  • Lebih sedikit pekerjaan

b. Kerugian:

  • Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
  • Implikasi terhadap pemberi kerja.
  • Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
  • Menimbulkan keresahan pada sementara anggota pada tahap penerapan.
  • Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Jadi, secara keseluruhan keuntungan yang dapat diperoleh di kantor DITPAM BP BATAM dengan adanya teknologi adalah ;

  • Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
  • Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.
  • Produktivitas meningkat secara cepat.
  • Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
  • Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

F. Otomatisasi Kantor ( OA )

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

1. Definisi OA

Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

 

2. Pengguna OA

OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 (empat) katagori pemakai manajer, profesional, sekretaris dan pegawai administratif.

  • Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
  • Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti emngoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

 

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

 

A.   Kesimpulan

Pada dasarnya pengaruh teknologi informasi terhadap otomatisasi manajemen kantor yang dilihat dari aktifitas yang terjadi di kantor DITPAM BP BATAM berjalan efektif dan efisien, hal tersebut tidak terlepas dari pemanfaatan sumber daya yang ada termasuk sarana prasarana teknologi dan sumber daya manusianya itu sendiri sebagai pengguna atau juga sebagai operator.

Dalam mengoperasikan sarana prasarana tersebut yang menunjang terjadinya efektifitas kerja karyawan. Dalam prosesnya teknologi informasi yang ada dalam mendukung otomatisasi kantor ditandai dengan penggunaan E-Govermentyang didalamnya terdapat beberapa system informasi instansi yang berfungsi sebagai percepatan penanganan setiap jenis pekerjaan baik itu pelaporan ataupun informasi.

B.   Saran

Saran dari hasil kajian observasi adalah sebagai berikut :

  1. Pada sistem online dibuat beberapa pengaman seperti pengaktivasian anti firus atau jaringan pelindung lainya, selain itu untuk pengamanan pada kejahatan jaringan berupa HEKER direkomendasikan untuk pembuatan pin pengamanan yang lebih ketat.
  2. Daalam segi efektifitas akan lebih bermanfaat dalam hal efisiensi dengan menggunakan Virtual Ofice, virtual office ini merupakan suatu sistem jaringan internet yang menggantikan aktivitas kantor secara khusus.
About these ads

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s